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「時間がない」を解決するための、時間管理ツール(タイムトラッキングアプリ)活用法

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「一日に〇〇分はこれをやるぞ!」といった目標をたてたのに結局「時間がない」と諦めてしまうことは誰にでもあると思います。

私も、思い立ってはチャレンジしてみるものの「時間がない」と諦めて。またしばらくして同じような目標をまた立てては諦めて・・・という不毛なことを何回繰り返したことか。

しかし、一旦立ち止まって振り返って考えてみると、本当にこの「時間がない」という感覚は真実なのでしょうか。実は「時間がない」わけではなくて、ただ「時間を有効に活用出来ていない」だけだったとしたら。

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今回は、忙しくても無理せず、ラクに「1時間」を捻出する方法をご紹介しようと思います。

やることは非常に簡単。時間管理ツール(タイムトラッキングアプリ)でただ時間を測るだけ。たったこれだけで一日に1時間の時間を捻出することができようになります。

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なぜ「時間がない」のかを知る

「時間がない」という悩みを解決するためには、まず時間が作れない原因を突き止めなければなりません。そのためにやることは非常に単純。ただ「時間を計測する」だけ。

まずは「自分が一日をどのように過ごしているか」、自分の時間の使い方を把握することから始めます。そのためのツールが「タイムトラッキングアプリ」です。

タイムトラッキングアプリを簡単に説明すると、高機能なストップウォッチです。やっていることはただ時間を計測して集計しているだけ。

例えば、読書の時間を計測したい場合は、読み始める前にスタートボタンを押し、読み終わったら停止ボタンを押す。作業はたったこれだけ。後は一週間や、一ヶ月など、任意の期間を選択すると、アプリがその期間の本を読んだ時間を集計して表示してくれます。

このツールで時間を計測することで、無駄な時間を見つけ出し、省いていくことが出来ます。大事なことは「まず知ること」。これだけでも問題の殆どは解決したといってもいいでしょう。

時間を計測するメリット・デメリット

メリット

時間をただ計測するだけでも、自分の時間の使い方を把握でき、見直すことができるようになります。具体的なメリットは以下の2点。

  • 無駄な時間を見つけ出すことができる
  • 目的を持って時間を使うことができるようになる

まず1点目のメリットは、無駄な時間を見つけ出すことができ、それを削ることで時間を生み出すことができるようになります。

時間を捻出しようと、無理して早起きをしたり、逆に次の日も仕事なのに遅くまで起きていたり。最初はモチベーションが高いのでなんとかこなせますが、それも長くは続かないでしょう。すぐに身体への負担が大きくなり体調を崩してしまうか、精神的に参ってしまいます。

しかし、無駄な時間を見つけ出し、その時間を有効に活用できれば、無理なくストレスなく時間を捻出することが出来ます。

2点目。1点目のメリットに付随するようなことですが、無駄な時間があるとわかると、時間を無駄にしていることをもったいないと感じるようになり、どんな作業も目的を持って行えるようになります。

ただなんとなくダラダラやっていたような作業も、必要性を感じながら能動的に行うと、効率も上がりますし、新しい発見もあります。

「せっかくの休日だったのになんにもしないまま終わってしまった」と感じた一日も、「今日は身体をしっかり休ませる一日なんだ」と、目的を持って休んだ一日なら、それは自分にとって有意義な時間の使い方になります。

このように「なんとなく過ぎてしまった一日」を、「充実した一日」へと変えていくことができるようになります。

デメリット

デメリットは「集計がめんどくさい」の一点に尽きます。

ただ、この「めんどくさい」の先には何があるでしょうか。

めんどくさい → 自分の時間を把握出来ていないので、気付かずに無駄な時間をすごしてしまう → 時間が作れないので無理して時間を作る → 続かない → 「時間がない」という言い訳をして自分を納得させる → 結局何も前に進まない

という負のループをまたしても繰り返していくことになります。

この「めんどくさい」をデメリットだとすると、その先の負のループの方が遥かに自分にとってデメリットである、と私は思います。

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タイムトラッキング実践

具体的に、どのように時間を集計し、分析して対策を立てていけば良いのでしょうか。ここからは具体的なタイムトラッキングの実践方法を紹介していきます。

まずはしっかり集計する

まずは最低でも1週間は集計しましょう。集計期間が長ければ、より正確な時間の使い方を把握することが出来ますが、ほとんどの方は大体同じ1週間を繰り返しているのではないでしょうか。

ですので集計も1週間分のデータがあれば大体自分の時間の使い方を把握できるはずです。

集計のポイント

行動の全てを集計するのはなかなか難しいと思いますので。始めは、ある程度絞って集計すると良いでしょう。ここで欲張ってなんでも集計しようとすると、めんどくさくなってしまい続きません。集計はある程度の期間のデータがないと意味がないので、始めは欲張らず、絶対に外せないポイントのみに絞ります。

ここで集計する行動は以下です。

  • 家事全般
  • テレビ
  • ネット
  • ゲーム
  • 休息

仕事をしている時間や睡眠時間など、日常でそこまで変動のない作業は計測してもあまり意味がないのでここでは、家にいる時間にポイントを絞っています。(タイムトラッキングアプリは仕事のタスク管理にもよく使われていますが、ここでは自分の時間管理を目的としています)

家にいる時間以外でも、仕事以外で普段よくする行動、例えばよく友達と食事に行く場合は、それも集計に加えましょう。

集計結果を分析する

1週間分の行動を集計出来たら、次はその結果を分析していきます。

分析する際は「その行動を目的を持って行えていたか」を判断規準に、それぞれの行動を振り返っていきます。

無駄な時間を削る

例えば、テレビを見ている時間。目的があってその番組を見ているのか、それとも、テレビがついているからただなんとなくながら見をしているのか。

目的があってネットで調べものをしているのか、調べ物をしていたけど気がついたら当初の目的とは全く違う動画などを見ていた、などです。

以上のように「目的のない行動」をしている時間は全て無駄、と判断してよいでしょう。テレビを見ている時間で無駄にならないものを例えると、好きなバラエティ番組があって、その時間は自分のリフレッシュの時間だと意識して見ているなら、その時間は自分にとって必要な時間なので無駄にはならないでしょう。

以上の観点で自分の行動の集計結果を分析したら、次はこの無駄な時間を、自分の目標を達成するための時間に置き換えていきます。

新たな行動パターンを作る

置き換える際には、まず、集計結果から今までの自分の一日の行動パターンを崩しすぎない程度に、新たな一日の行動パターンを作ります。なぜ崩しすぎないようにするかというと、ここで頑張りすぎると、無理のある時間が出てきて続かなくなってしまうからです。

まずは焦らず、頑張りすぎず、無理のない範囲で行動を変えていき、変化に慣れてきたらまた少し変えて、といった感じで、一歩一歩確かめながら変化させていくようにします。

新たな一日の行動パターンが出来たら、実際に実行できる時間に目標の行動を当てはめていきます。例えば30分のランニングを朝に行おうと思っても、6時起きで7時には家をでなければならない場合、朝にランニングの時間をとることは難しいはずです。

とにかく最優先で実行する

置き換えられたら、集計項目にその行動を追加して、次の週からまた集計を取りながら実践してみますが、ここでもポイントがあります。それは、目標の行動を最優先にこなすことを意識して取り組むこと。

仕事よりも明日のことよりも、何よりも優先して決めた行動を確実に実行します。そして、再び1週間後に、どれだけ目標の時間を取れたか振り返ります。

集計 → 分析 → 反省・改善 → 実行

このサイクルを繰り返していき少しずつ自分の行動を改善していきます。以上がタイムトラッキングアプリを活用した、時間捻出の方法でした。

私の実践例

では実際に私がタイムトラッキングアプリを使って行動をどのように改善していったかを紹介したいと思います。

とにかく集計してみた

始めはどのように活用していけば効率的か、どのような集計方法が自分にあっているかまだわかりませんでしたので、とにかく全ての行動を集計していました。

それを1ヶ月続けてみてわかった事は「目的のないテレビ・ネット」に非常に多くの時間を割いていた事です。まずはこのテレビとネットの時間をカットすることで目標に割り当てる時間を確保出来ました。

家事も細かく集計することで、もっと効率化できるのではないかと期待していたのですが、もともと最低限しかやっていなかったので、大幅な改善には至りませんでした。

ですが、今までちょこちょこやっていた家事を、全て土曜日の午前中に行うようにしたところ、平日の時間が少し空いた上に、「ちゃんと後で家事の時間は確保している」という安心感が生まれたことで、常に「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と時間に追われていた感覚がなくなり、家事に対するストレスも無くなりました。

このように、まとめられる作業はまとめてしまった方が効率が上がりますので、分析の際にはその点も注意して見てみましょう。

そして最終的に以下の行動パターンに落ち着きました。

一日の行動パターンは、朝に瞑想と運動を15分ずつやった後1時間勉強。通勤の電車内で読書(往復で30分)夜は0時までに取れるだけブログを書く時間にする。

土曜日は午前中に家事を全て終わらせ、午後に集計結果をふまえて次週の行動目標を立てる。日曜日は全くのフリー。この日は勉強もお休みして子供と遊んだり、家族サービスをしたり、リフレッシュする時間に使う。

集計結果を分析して改善

毎週必ず土曜日に、その週の集計結果を分析します。それぞれの行動の目標の時間に対してどれくらい実行できたかを振り返ってみます。

勉強とブログは1時間ずつ6日行うので6時間。瞑想と運動は15分ずつ毎日なので1週間で1時間45分。読書は平日のみ一日30分、1週間で2時間30分。

これに対して達成度を見ていきます。この集計を始めてから、このように視覚的に達成度を把握できるようになり、目標や改善方法も明確になりました。

目標の行動のみ集計

全ての行動を集計するのはなかなか大変なので現在は、目標の行動のみ集計して、その達成度を測っています。

タイムトラッキングによる思いもよらなかった効果

タイムトラッキングをはじめてから、時間管理以外に思いもしなかった効果があることがわかりました。

1点目は、作業を始める前に「タイマーをスタートする」というアクションを取ることにより、その作業中はそれだけに集中できるようになったことです。

例えば、ブログ執筆中に調べ物をしようとした場合、不要な情報に興味を惹かれても、時間が進んでいっている意識があるので「今はやめておこう」という気持ちが生まれ、結果的に作業が効率良く進んでいきます。

この効果は、ただ時間を測るだけでも実感出来ますので、スマホのタイマーなどで試しに集中したい作業の時間を測って見るといいと思います。

2点目は、集計し始めたばかりで、すでに気持ちの変化を感じました。それは、「テレビをなんとなく見る」という時間を計測しようとした時に、「この時間は無駄なんだよな・・・」という意識が生まれ、結果テレビを見るのをやめてしまいました。「無駄」を意識することで、その行動を取るモチベーションを下げることが出来たのです。

おすすめアプリ

タイムトラッキングアプリにも様々ありますが、私が使っているのは「toggl」というアプリです。タイムトラッキングアプリではメジャーなものですが表記は英語です。しかし使い方は非常に簡単なので英語表記もすぐに慣れると思います。

私の使い方は、「プロジェクト」に目標の行動を登録。項目は以下

  • 勉強
  • ブログ
  • 瞑想
  • 運動
  • 読書

行動を起こす時にプロジェクトを選んでスタート。終了したら停止を押すだけ。集計時は、集計したい期間を選ぶだけです。(1日単位で集計できる)

まとめ

以上が、私が実践するタイムトラッキングアプリを活用した時間管理術です。

自分の時間の使い方を集計して把握し、無駄を見つけてカットしていく。集計結果を分析して反省・改善を繰り返す、というシンプルなルーティンを繰り返すだけで、着実に目標を達成していけるようになるはずです。

この時間管理術で、無理なくゆっくりと、確実に自分を変えていき、人生をより豊かに過ごせますように。

ありがとうございました。

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